Ako podnietiť pasívnych účastníkov porád k rozprávaniu?

Veľa manažérov sa sťažuje na pasivitu účastníkov porád, no často si neuvedomuje, že práve ich správanie môže zabrániť účastníkom prehovoriť. Čo robiť, aby sa pasívni účastníci zmenili na aktívnych?

Veľa manažérov sa sťažuje na pasivitu účastníkov stretnutí, no často si neuvedomuje, že práve ich správanie môže zabrániť účastníkom prehovoriť. Následná pasivita vyvoláva u manažéra dojem, že účastníci považujú tému za nezaujímavú a nie sú kreatívni.

Čo robiť, aby ste účastníkom porady zjednodušili prejavenie ich názorov a nápadov?

1. Poskytnite účastníkom čas na zamyslenie sa. Často sa stáva, že manažér prezentuje na porade úplne novú informáciu a žiada okamžitú spätnú väzbu. Väčšina ľudí však preferuje čas na zamyslenie. Pokiaľ potrebujete spätnú väzbu na stretnutí, poskytnite im informáciu deň alebo 2 dni vopred, aby mali čas na premýšľanie.

2. Porozprávajte sa s každým samostatne. Pred stretnutím si zavolajte jednotlivo tých, ktorí sú väčšinou aktívni a radi rozprávajú. Vyjadrite, že si ich participáciu veľmi vážite, no potrebujete počuť aj nápady ostatných. Dohodnite sa s nimi, že prehovoria až vtedy, keď ich vyzvete. Tým tichším zase pravidelne zdôraznite, že si radi vypočujete ich názory a nápady.

3. Vyzývajte konkrétnych ľudí, aby zdieľali svoje myšlienky s ostatnými. Nenúťte ich však do rozprávania! Mohli by ste v nich vyvolať negatívne pocity a ich pasivitu ešte zhoršiť.  

4. Akceptujte to, že niektorí ľudia menej a neradi rozprávajú. Radšej ich vyzvite, aby za Vami prišli, ak im po porade niečo napadne.

5. Pracujte s tichom. Pokiaľ niekto hneď neprehovorí, počkajte. Je možné, že väčšina ľudí premýšľa nad tým čo práve počuli a nevie okamžite zareagovať. Väčšinou ako prví prerušia ticho tí, ktorí dostali nápad a majú čo povedať.

6. Pred tým, než položíte účastníkom otázku, zamyslite sa nad tým, prečo ju chcete položiť. Objasnite účastníkom konkrétnejšie, čo pod otázkou myslíte. Pokiaľ sú ľudia zmätení a nevedia, čo otázkou myslíte, neodvážia sa niečo nahlas povedať.

7. Použite tzv. “Break-out session”. Je to priestor, kedy rozdelíte ľudí do menších skupín a necháte ich diskutovať na danú tému. Pre ľudí, ktorí neradi rozprávajú pred väčšou skupinou, bude jednoduchšie prejaviť svoj názor. Zároveň budú zdieľať názor skupiny, čo je pre mnohých jednoduchšie, než zdieľať „iba svoj“ názor.

8. Žiadajte, aby svoje nápady po stretnutí spísali a poslali Vám ich. Týmto postupom poskytnete účastníkom čas na premyslenie a sformulovanie svojich myšlienok. Nie všetci sú totiž schopní hneď na stretnutí sformulovať svoje nápady.

To najdôležitejšie na záver. Nezabúdajte sa poďakovať za zdieľanie myšlienok, poprípade oceňte vyslovenú myšlienku. Vytvoríte tým pozitívnu atmosféru a pasívni účastníci sa budú cítiť príjemnejšie pri zdieľaní názorov na ďalších stretnutiach.

8x 0x