Ako komunikovať efektívne prostredníctvom e-mailu?

Uvedomili ste si, že denne strávime riešením e-mailov približne 40% nášho času? Preto Vám prinášame niekoľko tipov a princípov pre uistenie sa, že Vaša e-mailová komunikácia bude efektívna a účinná.

Všeobecné tipy pre písanie e-mailu:

  • Pri písaní predmetu emailu buďte špecifickí a zároveň struční. Po prečítaní predmetu e-mailu by mal adresát zhruba vedieť, o čom v e-maile píšete a mal by mať chuť dostať sa k detailom.
  • V e-maile sa vždy držte pointy, nepíšte nič, čo Váš adresát nepotrebuje vedieť. Jasne tiež uveďte dôvod písania tohto e-mailu.
  • Jasne identifikujte kľúčové body alebo fakty v e-maile, môžete ich zvýrazniť použitím tučného písma. Ak je text dlhší, je dobré hlavnú myšlienku alebo podstatu zhrnúť na konci.
  • Dajte si pozor na špecifický jazyk a skratky. Nepoužívajte žargón a výrazy, ktorým adresát nemusí rozumieť. Možno si myslíte, že sú bežne používané, a tak ich každý pozná, ale nemusí to tak byť. Pokiaľ chcete určité skratky používať, môžete prvý krát názov/slovné spojenie vypísať a do zátvorky uviesť skratku. Následne už v texte môžete skratku používať a adresát jej určite porozumie.
  • Jeden e-mail by mal obsahovať iba jednu myšlienku. Keďže by písomná komunikácia mala byť stručná a vecná, vyhnite sa dlhým textom. Keď potrebujete s adresátom komunikovať o dvoch veciach, úlohách, myšlienkach, použite radšej dva e-maily a každý zamerajte len na jednu.
  • Hromadné e-maily posielajte len vtedy, ak je to naozaj nutné. Zároveň v situácii, kedy Vám príde hromadný e-mail, používajte „Odpovedať všetkým“ len v situácii, kedy odpoveď bude naozaj všetkých zaujímať.

 

Štruktúra písania e-mailu:

  • Na začiatku e-mailu vždy adresáta oslovte. Ak poznáte meno osoby, ktorej píšete, použite ho. Ak nie, použite všeobecné oslovenie (Dobrý deň, ...). Dôležité však je, že ak používate meno adresáta, prípadne firmy, dbajte na to, aby ste ho napísali správne.
  • Vysvetlite adresátovi prečo mu píšte a uveďte ho do kontextu. V prípade prvého kontaktu napíšte kto ste a v mene akej firmy danej osobe píšete.
  • Nikdy nezabudnite na kontrolu gramatiky a štylistiky. Opravte všetky chyby a preklepy a celý e-mail si po napísaní znovu prečítajte (pokojne aj nahlas). Skontrolujete tak, či Vám vety dávajú zmysel a či na seba jednotlivé informácie logicky nadväzujú.
  • Pri oddeľovaní textu nechajte medzi jednotlivými odsekmi 1 riadok voľný. Text tak bude prehľadnejší a adresát sa v ňom bude môcť jednoduchšie orientovať.

 

Dôležité pravidlo na záver: Keď si niečím nie ste istí, neposielajte to ďalej!

 

Autori: Daniela Salingerová, Magdaléna Zemková

 

8x 0x